販売手数料と交際費の区分けは難しい

現金勘定のマイナス残や数百万円の残高を安易に役員への貸付や借入で処理することはNGです。毎日現金出納帳を記載することがベストですが、記載をしていない企業も決算１ヶ月前には帳簿のチェックを行うべきです。
小規模同族会社で、社長の財布と会社の財布が曖昧な企業は、帳簿の作成も遅れがち・・・ということ、ありませんか？
こうした企業では、年度末が終わってから帳簿を整理したら結果として現金がマイナスだったり、ありもしない何百万という現金残があったりすることがあります。
慌てて社長からの借入や社長への貸付にしてその場をしのぐ、なんていうことも日常的に行われているかもしれません。

しかし、青色申告の条件に仕訳帳・総勘定元帳等の帳簿を備え付け、取引を記録すること、そして、現金の出納に関しては、取引の年月日、事由、出納先及び金額並びに日々の残高を正しく記載すること、と言う一項目がありますので、現金勘定を使う以上は、マイナス残があったり、異常な過剰残があったりすることは、避けるべきです。

現金出納帳の残高がマイナスということは社長の財布から経費が払われているのですから、イコール社長からの資金の仮受けをしている（逆に会社の金庫には金がないにもかかわらず、現金勘定残高が異常に多い場合は、会社の財布から社長への資金の流出があったと考えて社長への仮払いをしている）と解釈することは間違っていません。
しかし、現金勘定の残高にこだわって、借入れや貸付けの架空の仕訳をいれることはNGです。 会社と社長との根拠のない金銭の貸し借りは、取引の裏付けを求められたときに回答が難しいからです。
それではどうすればよいのでしょうか。
そこで決算前の大事な対策の一つに現金勘定の整理があります。
毎日現金出納帳を付ければよいのですが、決算を前にして現金出納帳をつけていなかった企業は、1ヶ月前に決算のつもりで帳簿を整理してみてください。 期中に現金の異常に気がつけば、まだ手があります。

現金がマイナスのときは預金から現金を引き出しプラスにしておくとか、過剰な時は社長が会社の預金に現金を預ける、といった預金勘定をうまく利用することによって、社長との貸し借りを帳簿に残さずに済み、通帳への記載が証拠にもなります。
現金残のマイナスは帳簿管理の杜撰さを自白するようなものです。管理の手法の詳細などは、税理士にご相談ください。