ガソリン代の勘定科目は何になる？

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決算時の仕訳において、どの勘定科目に分類するか迷う費用がいくつかあると思います。例えばガソリン代を考えると、どの勘定科目に当てはめるのが正しいのでしょうか。
今回は、意外と知らないガソリン代の仕訳方法について、解説していきたいと思います。

結論！常識的な範囲ならどの勘定科目でもＯＫ！

結論から言うと、ガソリン代はどの勘定科目に仕訳しなくてはいけないという明確な決まりはありません。一般的には、「車両費」、「旅費交通費」、「消耗品費」の3つのうち、いずれかに仕訳されることが多いです。

ここで、「車両費」とは、自動車の維持管理にかかる経費に関する勘定科目です。主に自動車関連の保険料や税金、車検の費用が該当します。
「旅費交通費」は、業務に必要な旅費や交通費をまとめる勘定科目です。主に公共交通機関の交通費や、出張費などが該当します。
また、「消耗品費」とは、取得価額が10万円未満、もしくは使用可能期間が1年未満のものの費用をまとめる勘定科目です。条件が広いことからも、あてはまる費用が多く存在するのが特徴です。

業種別！ベストなガソリン代の勘定科目設定とは？

さて、ガソリン代はどの勘定科目に仕訳しても良いという結論でしたが、一歩踏み込んで、どの勘定科目に設定するのがベストな選択なのか考えていきましょう。
このときの判断基準となるのが、車の使用法や使用頻度です。

「車両費」に仕訳すると良い会社

車の使用がメインでない業種など、大多数がこの「車両費」に仕訳すると良い会社に当てはまります。この勘定科目に仕訳すると、自動車関係の費用を一元管理できるので便利、という利点があります。もしどの費用に仕訳するべきか迷った場合は、「車両費」に仕訳すると良いでしょう。

「旅費交通費」に仕訳すると良い会社

車の使用がメインであり、車の修繕など、車に関する経費のウエイトが高い業種は、この「旅費交通費」に仕訳することが望ましいです。そのような会社は、車関連の費用の中でも、ガソリン代の比率が小さくなります。そこで、ガソリン代を車両費とは別の勘定科目である旅費交通費に仕訳することで、ガソリン代が見やすくなります。

「消耗品費」に仕訳すると良い会社

車をあまり使用しないという業種であれば、この「消耗品費」に仕訳すると良いでしょう。消耗品費は極端に大きくなりやすい勘定科目のため、車を多く使う会社では消耗品費への仕訳は避けるのが得策です。反対に、車をあまり使用しないという場合はその他の雑費として消耗品費に仕訳すると楽で便利になります。

 

このタイプ分けはおおまかなものであるので、各々の会社でどの費用に仕訳をするのが良いのか考える必要があります。上記3つの勘定科目以外に仕訳しても当然問題ありません。
たとえば、運送業などガソリンの消費がとても多い会社などは、新たに「燃料費」などの勘定科目を設けて仕訳をするのも1つの手です。

勘定科目は変えないのが鉄則… 2つの注意点

ガソリン代の勘定科目は基本的には自由度が高いといえますが、以下2つの注意事項を確認しておく必要があります。

(1) 勘定科目を変えてはいけない

どの勘定科目に設定したとしても、勘定科目を途中で安易に変更してはいけません。これは一度変更してしまうと、複数年の財務分析に支障をきたしてしまう恐れがあるためです。
企業会計原則には、「継続性の原則」という決まりごとがあります。恣意的に利益操作をしているなどと、第三者に解釈されることを防ぐためにも、社内で勘定科目の取扱いを決定した上、遵守しましょう。

(2) 決算時に一定の処理が必要

決算時にガソリン代などは消費量を損金として計上し、未使用となっている分は「貯蔵品」として計上する必要があります。処理を考慮に入れて、ガソリン代が見やすいように勘定科目を設定するのが良い手でしょう。

ガソリン代と軽油代に違いがある？

ここまでは、ガソリン代の勘定科目について話をしてきましたが、同じ燃料である軽油代も同じように判断すれば良いと思う人もいるかもしれません。しかし、ガソリン代と軽油代には取扱いに違いがあるので注意が必要です。

両者の大きく異なる点は、課せられる税金の違いです。通常、ガソリン代の内訳はガソリンの本体価格、ガソリン税、石油税、これら3つの合計に課せられる消費税です。
一方で、軽油代の内訳は、軽油本体価格、石油税とこれら2つの合計に対する消費税、加えて軽油引取税となります。ガソリン税と軽油引取税の違いとして、軽油引取税は消費税の課税対象外となっています。これは、ガソリン税がメーカーに納税義務がある税金であるのに対し、軽油引取税は消費者に納税義務がある税金であるからです。

この違いのため、ガソリンと軽油の両者を勘定科目に仕訳する方法にも違いが生じます。というのも、事業が行う仕入については、消費税の課税対象かどうかに応じて、「課税仕入」と「不課税仕入」に区分して記述する必要があるためです。
ガソリン代とガソリン税はまとめて課税仕入として仕訳をすることができる一方、軽油代と軽油引取税は、課税仕入と不課税仕入に区別して仕訳しなければいけません。軽油をガソリンと同様の課税仕入として取扱うと、最終的に計算される消費税額が、低くなってしまいます。
なお軽油引取税に関しては、軽油代と区分して記述することが重要であるため、必要経費として認められている税金や負担金を指す、「租税公課」という勘定科目に分類することも税務上可能です。

 

ガソリンと軽油を区別せずに勘定科目に仕訳してしまうことは、決算期にありがちなミスです。軽油を燃料とする軽トラックを多く利用する運送会社などは、軽油取引税を軽油代と同じく課税処理してしまうと、消費税の未納問題に繋がる可能性があるので注意してください。

個人事業主がガソリン代を経費にするときの注意点

個人事業主が使用する自動車のガソリン代の扱いについても、説明しておきましょう。

勘定科目の設定方法などは変わらない

個人事業主の場合も、述べてきたような勘定科目の設定の仕方、いったん決めた科目は変えないという原則、ガソリン代と軽油代の取扱いの違い、などの点に変わりはありません。

自家用車のガソリン代は業務に使った分のみ経費にできる

個人事業では、事業主が自家用車を仕事に使うことが珍しくありません。逆にいえば、自家用車はプライベートな用事にも使われています。この場合、確定申告の際に経費計上できるのは、「業務の遂行に直接必要だった金額」に限られることに注意しましょう。
つまり、社用車ではなく自家用車を仕事に使っている場合には、ガソリン代を業務に使用した分とプライベートの使用分とに区分する必要があるということです。この割合のことを「家事按分」といい、例えば自宅を事務所にしている場合の家賃や光熱費などの経費計上の際にも、同様の考え方で計算を行います。

経費にできるガソリン代の計算方法は2つ

自家用車のガソリン代の家事按分の計算方法には、主として「走行距離」「使用日数」があります。
①走行距離による計算
例えば、1年間に自家用車の走行距離のメーターが1万㎞進み、そのうち業務に使用したのが5,000㎞だったら、業務使用の割合は50％となります。年間のガソリン代が50万円ならば、その50％＝25万円を経費計上することができます。
②使用日数による計算
年間を通して、月ごとの自家用車の使用日数にムラがない場合には、その日数を基に按分計算することが可能です。走行距離をチェックする必要がある①に比べ、容易に経費の金額を求めることができます。
例えば、平均すると1ヵ月（30日）のうち15日間業務のために自家用車を使っている場合、業務使用の割合は50％となります。

業務に使用した「証拠」を残す

ガソリン代に限らず、経費として認められるかどうかは、税務署の判断であることを忘れないでください。特にガソリン代の家事按分のようなケースは、“グレーゾーン”の部分も多いだけに、業務に使ったという証明の出来ることが大事になります。
給油のたびに、領収書、利用明細などをもらって保管しておくのはもちろん、車を使った目的、訪問先などの情報を日時とともに記録しておくのがベストです。

法人では「社長の自家用車」は経費にならない

ちなみに法人の場合には、社長名義の車に関しては、業務に使用したとしても、基本的にその購入費用やガソリン代などを経費計上することはできません。個人事業から法人成りして、引き続き同じ自動車を業務に使用するようなときには、関連する費用を経費で落としたければ、自動車の法人への売却（名義変更）や使用貸借契約の締結などの対策を講じる必要があります。

 

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ガソリン代はどの勘定科目に入れるとよいのか？,3分でわかる!税金チャンネル

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まとめ

ガソリン代の勘定科目について解説してきました。注意点に気をつけながら、自分の会社にあった勘定科目設定を行ってみてください。

慶應大学卒。現、同大学院所属。
大学4年時に公認会計士試験に突破。
自分の知識の定着も兼ねて、会計・財務などに関する知識を解説していきます。