コロナ禍の中、さまざまなビジネスの現場でWeb会議（オンライン会議）ツールの導入が進みました。わざわざ1ヵ所に集まらなくても、リアルタイムで意見や情報の交換ができる環境は、税理士事務所にとっても好都合です。ただし、利用時には注意すべきこともいくつかあります。今回は、事務所での有効なWeb会議ツールの活用法について解説します。
目 次
そもそもWeb会議（オンライン会議）とは？
新型コロナウイルスの蔓延によるリモートワークの拡大によって多く利用されるようになったのが、「Zoom」や「Microsoft Teams」といったWeb会議（オンライン会議）ツールです。
パソコンやスマートフォン、タブレットの画面で画像や音声をインターネット経由でやり取りすることで、離れた場所にいる人間同士がミーティングを行うことを可能にしました。
Web会議ツールではビデオ通信だけでなく、テキストチャットやPCの画面共有、ファイル送受信などの便利な機能を備えています。
テレビ会議との違いは？
遠隔地同士をつなぐという意味では、似たシステムに「テレビ会議（ビデオ会議）」があります。
こちらは、パソコンなどの端末とインターネット環境があれば利用できるWeb会議と違い、会議室などに専用端末を設置したうえで、双方がやり取りします。大人数の会議を行う場合などには使い勝手がよく、コロナ禍以前から例えば本社と支社、海外拠点とのミーティングなどに使われています。
しかし、導入には専用機器の設置などが必要で、それなりのコストを覚悟する必要があります。税理士事務所が日常業務のために使うのなら、Web会議ツールの方が導入しやすいでしょう。
Web会議とテレビ会議の違い
| Web会議 | テレビ会議 | |
|---|---|---|
| 利用機材 端末 |
インターネットに接続できるPCが必要。必要に応じてカメラやマイク等用意する。 | 専用の機材が必要。機材設置のための工事やメンテナンスが必要なこともある。 |
| 機能 | 映像・音声・テキストチャット・画面共有・録画録音など。 | 映像・音声・録画録音など。 |
| 用途 | 1:1のちょっとした話し合いから大人数の会議まで幅広い用途で利用できる。 | 会議室での中～大規模の会議で利用できる。 |
| 利用できる 場所 |
ネットが使える場所ならどこでも利用できる。 | 機器を設置している場所に限定される。 |
| 費用 | 無料で始められることも多い。有料であっても比較的安価なプランもある。 | 専用機材の費用が高価なことがある。また、設置のための工事やメンテナンスで費用が発生することもある。 |
では次に、Web会議のメリット・デメリットをみていくことにします。
Web会議ツールのメリット
迅速に情報共有できる
会議室予約などの会議セッティングする手間が削減できるとともに、必要に応じて柔軟に開催できるので、事務所内の情報共有がよりスムーズに行えるようになります。
顧客に対しても、スピーディーな対処が可能になるでしょう。
実際に訪問しなくても顧客と話せる
Web会議ツールの導入により、顧客を訪問する移動時間が削減できるのは大きなメリットです。
もちろん、どうしても面談を必要とする案件もありますが、「電話やメールでは難しいちょっとしたアドバイス」がPC画面を通じて遠隔でできるようになれば、顧客の満足度も上がるのではないでしょうか。
巡回監査などにも活用可能
Web会議ツールは、在宅勤務の所員も含めた事務所内のミーティングだけでなく、例えば次のような用途に活用することができます。
- コロナ禍で対面を避けたい顧客や取引先と、オンラインで面談できる（※）。
- 採用のためのWeb説明会やWeb面接が実施できる。
- 事務所と顧客双方でしっかり準備すれば、巡回監査のオンラインでの実施も可能である。
- 所内の研修、所外を対象にしたセミナーにも利用できる。
低コストで導入できる
Web会議のツールは無料で使えるものもあり、有料であっても比較的安価に始められます。さきほども述べたように、Web会議を行うには端末とネット環境が必要ですが、それさえ整っていれば大きな投資は必要ありません（※）。
働き方の幅を広げることができる
Web会議が普通にやれるようになれば、会議のためにわざわざ事務所に来なくて済みます。リモートワークの可能性が広がり、スタッフの仕事の効率や満足度も向上するはずです。
Web会議ツールのデメリット
「対面の良さ」が薄れるリスクがある
Web会議では、話が逸れることも少なく効率的な議論が可能だと言われています。半面、相手の表情を見ながら話をしたり、時間をかけて説得したりということがしにくい、といった弱点もあります。何でもオンラインに頼ろうとすると、コミュニケーション不足をきたす危険性があることは認識しておくべきでしょう。
また、顧客には「直接会って話がしたい」というタイプの人もいるはずです。そうしたことを考慮せずに一律にオンライン化を進めたりすれば、逆に大きな不満につながるかもしれません。自所の顧客はどのようなタイプの人がいるのか、調べておくことも重要です。
必要に応じて追加の機材が必要になる
Web会議を実施する端末にはPCを使うケースが多いですが、デスクトップ型PCの場合はカメラや内蔵マイクが付いていないことが多いため、Webカメラやヘッドセットが必要です（※）。タブレットやスマートフォンでもWeb会議を行おうと思えば出来なくはないですが、PCより画面が小さいことによる不便さを覚悟しなくてはなりません。
また、例えば、会議室に複数人が集まるなどテレビ会議的な環境を作りたいとなった場合は、大型のモニターやWebカメラ、マイクスピーカー、それらをつなぐケーブル類といった様々な機材類が別途必要になります。
オンラインならではの不具合もある
Web会議では、対面で直に声を聞くのと“音質”が異なるため、相手の発言がうまく聞き取れなかったりすることがあります。ネット回線の状況などによって、画面がフリーズしたり音声が途切れたりするようなトラブルも想定しておく必要があるでしょう。
スムーズなWeb会議のためのポイントとは？
メリット・デメリットの両方を認識したうえで使いこなせば、業務の効率化や新たなサービス提供などに結びつくWeb会議。賢く利用するためのポイントをまとめてみました。
議題は事前に共有しておく
これはWeb会議に限ったことではありませんが、少なくとも前日までに議題を明確にし参加者に共有しておくことが、会議を成功させるコツです。資料も事前に共有できるようであれば、渡しておいた方が良いでしょう。逆に相手に用意してほしい資料がある場合も、そのことを必ず伝えておく必要があります。
会議が行いやすい環境を整える
物理的な不具合で会議に支障をきたすと、オンラインのメリットを発揮することができません。ネット環境を安定化させるとともに、周囲の雑音などが入らないようにしましょう。
また、Web会議を実施する場所の“明るさ”も大事です。こちらの顔や状態がよく見えるよう、暗すぎる場所でのやり取りは避けるべきです。Web会議ツールによっては明度などを調整できる機能が付いていますので、そちらを活用するのもおすすめします。
念のため接続のチェックを
開始時間になってもWen会議室に接続できず、慌てて対処するというのでは困ります。Web会議室に接続できるか・カメラや音声が有効になっているかなどは、やはり事前に確認しておきましょう。
資料は電子化しておく
会議で使用する資料は、PDFなど画面上で共有できる状態にしておきましょう。紙の資料を直接カメラで映すことも可能ですが、スムーズに共有できるように工夫や準備が必要です。
会議は録画するのがおすすめ。ただし注意点も
Web会議のツールには、録画・録音機能が付いていることがあります。後で中身を確認したり、参加しなかった人に内容を見せるためにも、録画・録音をONにしておくのをおすすめします。
ただし、事前に必ず、話し相手から録画・録音の同意を得るようにしましょう。特に、相手が顧客など外部の人である場合、この録画・録音の同意は必須です。万が一のトラブルにならないよう「なぜ録るのか？」を説明できるようにしておくことが大事です。
まとめ
コロナ禍で広がったWeb会議は、税理士の仕事にとっても多くのメリットがあります。問題点を認識したうえで、上手に使いこなすことを考えましょう。
