給与計算をアウトソーシング（外注）するメリット・費用相場・選定のポイント

給与計算アウトソーシング（外注）とは？

給与計算アウトソーシングとは、従業員の給与に関する一連の業務を外部の専門業者に委託するサービスです。従来は社内の人事部門や総務部門が担当していた給与計算、年末調整、社会保険関連の手続きなどを、専門知識を持つ外部のスタッフに任せることで、業務効率化とコスト削減を実現します。多くの場合、給与計算ソフトとの連携や、クラウドシステムを活用した効率的な業務フローを構築できます。

給与計算を外注する背景と需要

近年、給与計算業務の外注ニーズが高まっている背景には、大きく3つの要因があります。第一に、働き方改革関連法の施行や、社会保険制度の改正など、労務関連の法規制が頻繁に変更されることで、給与計算業務が年々複雑化しています。第二に、人事・総務部門の人手不足が深刻化し、専門知識を持つ人材の確保や育成が困難になっています。第三に、特に中小企業では給与計算担当者が経理や総務など他の業務と掛け持ちしていることが多く、業務負担の集中やミスのリスクが課題となっています。

社内計算との比較

社内で給与計算を行う場合と外注する場合の違いを、コストと運用面から比較してみましょう。
コスト面では、社内運用の場合、以下の費用が必要となります。

• 給与計算担当者の人件費（月給や社会保険料等）
• 給与計算ソフトの導入費用（初期費用：20万円前後）
• ソフトの年間保守料（年間10万円前後）
• 担当者の教育・研修費用
• 法改正対応のための情報収集コスト

運用面では、社内運用には以下のリスクが伴います。

• 担当者の病気や退職時の業務停滞
• 引継ぎ時の情報漏れやミス
• 法改正への対応遅れ
• 計算ミスによる従業員とのトラブル

依頼できる業務範囲

給与計算アウトソーシングでは、企業のニーズに応じて幅広い業務を委託することができます。主な業務範囲を詳しく見ていきましょう。

基本的な給与計算業務

給与計算の基本業務として、多くの会社が提供しているサービスには以下のようなものがあります。

• 勤怠データの集計と確認（タイムカードや勤怠システムとの連携）
• 基本給・諸手当の計算
• 残業代や休日出勤手当の算出
• 社会保険料や所得税の控除計算
• 給与明細の作成と配布（紙面・データ・クラウドシステム等）
• 給与振込データの作成
• 賞与計算（夏季・冬季賞与、決算賞与等）

社会保険・労働保険の手続き代行

多くの場合は、追加オプションとして各種保険手続きのサービスを用意しています。

• 健康保険・厚生年金の資格取得・喪失手続き
• 標準報酬月額の算定・改定請求
• 雇用保険の資格取得・喪失届の作成・提出
• 労働保険料の年次更新手続き
• 労災保険の特別加入手続き
• 各種保険料率変更時の給与システム設定変更

年末調整・税務関連業務

年末調整業務について、一般的に提供されているサービスには以下のようなものがあります。

• 年末調整関連書類の配布・回収管理
• 保険料控除・扶養控除等の確認・計算
• 源泉徴収票の作成と配布
• 給与支払報告書の作成と提出
• 法定調書合計表の作成
• 住民税の特別徴収に関する異動届の作成

マイナンバー関連の処理

情報セキュリティの観点から、マイナンバー関連業務を提供する会社もあります。

• マイナンバーの収集・保管代行
• マイナンバーを使用した各種届出書の作成
• 特定個人情報の安全管理
• マイナンバーカード取得支援（従業員向け）

これらの業務内容は、外注先企業によって提供範囲や対応レベルが異なります。契約前には、自社に必要な業務範囲を明確にし、各サービス提供会社の対応可否を詳しく確認することが重要です。また、基本料金に含まれる範囲とオプション対応となる業務を明確に区分し、費用面での検討も併せて行う必要があります。

給与計算の代行は誰に頼むべき？

小田根　大輔

監修税理士からのワンポイントアドバイス

給与計算を代行する専門家には、社会保険労務士、税理士、行政書士などがありますが、その専門分野は以下の通り異なります。
社会保険労務士は、社会保険や労働保険に関する専門家であり、社会保険の手続きや労務管理に関する相談ができます。従業員の入退社が多い会社や、労務管理に課題を抱える会社にとって、社会保険労務士は頼りになる存在です。
税理士は、税務の専門家であり、給与計算だけでなく、年末調整にも対応できます。税法に精通した税理士に年末調整業務を依頼することで、正確かつスムーズな年末調整処理が可能です。また、税務調査の対応なども依頼できるため、税務に関する不安を解消したい方におすすめです。
行政書士は、主に官公署に提出する書類作成を代行する専門家ですが、労働基準法などの法律にも精通しています。給与計算は労働法令に深く関わっており、また労使間でトラブルが発生した場合など、法的な側面からサポートを期待できます。
給与計算の代行を依頼する際には、自社の状況や課題に合わせて専門家を選ぶことが重要です。複数の専門家の資格をもつ事務所もありますので、自社のニーズに合わせて相談することをおすすめします。

給与計算アウトソーシングの相場と料金体系

外注費用は、委託する業務範囲や従業員数によって大きく変動します。サービスのパターンごとに、一般的な料金体系と相場を見ていきましょう。

料金体系の基本構造

給与計算の外注費用は、基本料金（月額固定）、従業員数に応じた変動料金、そして各種オプションサービスの追加料金で構成されています。特に重要なのは、契約前に必要なサービス範囲を明確にし、見積もりを取得する際にこれらの内訳を詳しく確認することです。

給与計算のみの基本プラン

給与計算の基本プランは、多くの企業が最初に検討するサービスです。一般的な基本料金は月額2万円から5万円で、これに従業員1人あたりの単価500円から1,500円が加算されます。例えば、従業員30名の企業の場合、基本料金3万円に従業員単価（1人あたり1,000円）を加えると、月額6万円程度となります。この金額には、給与計算処理と給与明細の作成が含まれるのが一般的です。

年末調整代行を含むプラン

給与計算に年末調整代行を加えるケースも多く見られます。年末調整代行では、基本料金として年1回3万円から5万円が必要です。これに加えて従業員1人あたり2,000円から3,000円の処理費用が発生します。例えば、従業員30名の企業の場合、年末調整の年間追加費用は11.5万円程度となります。このプランには、年末調整計算から源泉徴収票の作成まで一連の業務が含まれます。

社会保険手続き代行を含むフルサービスプラン

給与計算から社会保険の各種手続きまで一括して依頼する場合は、通常の給与計算費用に加えて、社会保険関連の手続き費用が発生します。社会保険手続きの基本料金は月額1万円から2万円程度で、これに各種手続きの処理費用が加算されます。フルサービスを利用することで、煩雑な手続きをすべて任せることができ、特に人事部門の負担を大きく軽減できます。

料金が変動する主な要素

料金変動の要因は大きく分けて3つあります。
第一に、従業員の雇用形態による変動です。パートタイマーや契約社員が多い場合、勤怠集計や異なる給与体系の管理が必要となるため、基本料金に割増が発生することがあります。
第二に、給与制度による変動です。変形労働時間制を採用している場合や、複雑な手当体系がある場合は、計算の複雑さに応じて10%から20%程度の割増料金が発生する可能性があります。
第三に、データ連携方法による変動です。勤怠システムとの連携や給与明細の電子化を行う場合、システム利用料として月額1万円から3万円程度の追加費用が必要になることがあります。
契約前には、これらの要素を踏まえた上で、以下の点を必ず確認しましょう。

• 見積書に含まれる具体的なサービス範囲
• 従業員数の増減による料金変動の仕組み
• 契約期間中の料金改定の有無

これらの料金はあくまで一般的な相場であり、外注先の規模や提供するサービスの品質によって大きく異なることがあります。自社に最適なサービスを選定するためには、複数の業者から見積もりを取得し、サービス内容と価格を慎重に比較検討することをお勧めします。

給与計算を外注するメリット

中小企業から大企業まで、給与計算の外注化によって様々なメリットを得られます。主要なメリットを詳しく解説していきましょう。

業務負担・人件費の削減

給与計算の外注化は、直接的・間接的な両面でコスト削減効果をもたらします。

作業時間の大幅な削減

毎月の給与計算業務には多くの時間が必要です。勤怠データの集計と確認では、残業時間や有給休暇の確認などで従業員1人あたり15分から20分程度かかります。これに給与控除項目の計算、給与明細の作成、給与支給データの作成など、様々な作業が加わることで、50名規模の企業では担当者の月間作業時間が40時間以上に及ぶことも珍しくありません。
特に年末調整の時期には、書類の配布・回収から確認、計算まで、従業員1人あたり30分から1時間程度の追加作業が発生します。これらの作業をすべて外注することで、担当者は本来の業務に注力できるようになります。

付随コストの削減

作業時間の削減に加えて、様々な間接コストも削減できます。たとえば給与計算ソフトの導入・保守には年間10万円から30万円程度の費用がかかりますが、これらを外注費用に含めることができます。また、担当者の教育・研修費用や、税制・社会保険の改正に伴うシステム更新費用なども不要となります。さらに、業務マニュアルの作成・更新に関わる労力も削減できます。

法改正・労務対応の安心感

労務関連の法制度は年々複雑化しており、最新の知識とノウハウが必要とされています。

確実な法令順守の実現

働き方改革関連法への対応は、多くの企業にとって大きな課題となっています。残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、複雑な規制に対応する必要があります。また、社会保険料率の改定や雇用保険料率の変更、給与所得控除額の改定、配偶者控除・扶養控除の制度変更など、頻繁に制度が変わる中で、最新の状況に追従することは容易ではありません。
外注先の専門家は、これらの法改正や制度変更に迅速に対応します。変更が発生した際も自動的に対応してくれるため、社内での情報収集や対応検討の負担が大幅に軽減されます。

専門的なアドバイスの活用

外注先の専門家は、単なる計算業務だけでなく、様々な付加価値の高いサポートも提供します。給与計算に関する疑問への迅速な回答や、労務関連の助成金・補助金の活用アドバイス、従業員からの給与に関する問い合わせ対応など、専門的な知見に基づくサポートを受けることができます。また、給与制度の改定・見直しについても、経験豊富な専門家からの提案を得られます。

ミスのリスク軽減

給与計算のミスは、従業員との信頼関係を損なう大きな問題となりかねません。計算ミスによる従業員とのトラブルや、税務署・年金事務所への届出遅延、法定調書の記載誤り、マイナンバー情報の管理ミスなど、様々なリスクが考えられます。
外注化により、専門家による二重チェック体制や専用システムの活用が可能となり、人為的ミスを最小限に抑えることができます。これは、企業のコンプライアンス体制の強化にもつながります。

このように、給与計算の外注化は、単なる業務効率化にとどまらず、企業の人事・労務管理の質的向上にも大きく貢献します。特に中小企業では、専門知識を持つ人材の確保が困難な中、外部の専門家の支援を受けることで、大企業と同等レベルの給与計算・労務管理体制を構築することができます。

給与計算を外注するデメリット・リスク

給与計算の外注化には多くのメリットがある一方で、検討すべき課題やリスクも存在します。これらを事前に把握し、適切な対策を講じることが重要です。

情報セキュリティに関するリスク

給与計算には、従業員の個人情報や機密性の高い報酬情報が含まれています。外部委託により、これらの情報が社外に出ることで、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。特に、マイナンバーや口座情報など、重要な個人情報の取り扱いには細心の注意が必要です。
また、外注先企業の従業員が機密情報に触れる機会が増えることで、情報管理の範囲が広がります。このため、外注先のセキュリティ体制や情報管理方針を慎重に確認し、適切な管理体制が整っているかを見極める必要があります。

コミュニケーションの課題

社内で完結していた給与計算業務が外部化されることで、新たなコミュニケーションの課題が生じます。従業員からの給与に関する急な問い合わせに即座に対応できない場合や、細かな給与計算ルールの伝達漏れによる計算ミスが発生する可能性があります。
特に導入初期は、社内の給与計算ルールや各種手当の計算方法など、細かな運用ルールの伝達に時間がかかることがあります。この期間中は、通常以上に緊密なコミュニケーションが必要となります。

コントロールの低下

業務を外部委託することで、給与計算プロセスへの直接的なコントロールが低下する可能性があります。締日直前の残業データの反映や、急な給与体系の変更など、臨機応変な対応が必要な場面では、社内で処理する場合に比べて柔軟性が失われることがあります。
また、給与計算の知識やノウハウが社内に蓄積されにくくなる点も課題となります。将来的に内製化を検討する際や、外注先の変更が必要になった場合に、スムーズな移行が難しくなる可能性があります。

コストに関する懸念

一定の規模以上の企業では、外注コストが内製時のコストを上回る可能性があります。特に、カスタマイズが必要な特殊な給与体系を持つ企業や、頻繁な制度変更が発生する企業では、追加費用が発生しやすくなります。
また、契約時に想定していなかった臨時の対応や特別な処理が必要になった場合、追加費用が発生することがあります。このため、契約時には想定されるケースについて詳細な確認が必要です。

リスク対策と留意点

これらのデメリットやリスクに対しては、以下のような対策を講じることが重要です。
情報セキュリティ面では、外注先の情報管理体制を事前に確認し、必要に応じて立入監査の実施や、詳細な守秘義務契約の締結を検討します。また、定期的なセキュリティ監査の実施も有効です。
コミュニケーション面では、社内の担当者と外注先の窓口担当者を明確に定め、定期的な報告会議の設定や、緊急時の連絡体制を整備します。特に給与計算の締日前後は、密な連携が取れる体制を構築しておくことが重要です。
コストについては、基本料金に含まれるサービス範囲と追加料金が発生するケースを明確にし、年間の総コストを事前に見積もっておくことが必要です。また、契約更新時には、サービス内容とコストの見直しを行うことをお勧めします。
このように、給与計算の外注化には検討すべき課題やリスクが存在しますが、適切な対策を講じることで、そのデメリットを最小限に抑えることが可能です。外注化を検討する際は、これらの点を十分に考慮した上で、自社に最適な方法を選択することが重要です。

給与計算を外注する際のポイントは？

小田根　大輔

監修税理士からのワンポイントアドバイス

給与計算のアウトソーシングは、会社に様々なメリットをもたらしますが、導入あたりデメリットもありますので慎重な検討が必要となります。以下の5つの基準を参考に自社に合った専門家をお選びください。
①コスト
・アウトソーシングにかかる費用と、自社で給与計算を行うコストを比較検討します
・自社で給与計算を行う場合は、人件費のほか、給与計算のシステム導入費用とその更新費用、教育訓練費も考慮する必要があります
②業務効率
・アウトソーシングによって、担当者の負担が軽減される分をコア業務に集中できます
・専門業者に依頼することで、計算ミスや法改正の未対応を防ぐことができます
③専門性
・給与計算には専門的な知識や法改正の対応が必要となるため、社会保険労務士や税理士など専門家に任せることで得られる安心感があります
・助成金の申請や、年末調整、法的サポートにも対応することができます
④セキュリティ
・従業員の給与情報など機密性の高い情報が外部に出ることで、情報漏洩のリスクが高まります
・個人情報保護法などの法令を遵守している専門家を選ぶことが重要です
⑤コミュニケーション
・専門家と自社がスムーズにコミュニケーションを取れるのか確認が必要です
・給与データの受け渡し方法や、従業員からの問い合わせに対応可能か、などを事前に確認しておくことが重要です

給与計算アウトソーシングの導入フロー

比較検討・サービス選定