仕事のための「視察旅行」や、慰安目的の「社員旅行」の費用は、原則として必要経費として計上することができます。ただし、旅行の種類によって処理の仕方が異なり、要件から外れると経費として認められなくなることには、注意が必要です。旅費を経費にする際のポイントについて解説します。
経費にできる旅費とは？
必要経費（経費）とは、事業のために支出したお金のことをいい、課税の対象となる所得から差し引くことができます。旅行に関しても、会社の業務に関係するものは、経費として処理することが認められます。しかし、例えば社長のプライベート旅行のような私的なものを経費で落とすことはできません。
では、経費になる旅行には、どのようなものがあるのでしょうか？
具体的には、次のような場合が該当します。
・仕事の一環としての「研修旅行」「視察旅行」
・従業員の慰安を目的とした旅行（「社員旅行」など）
「慰安旅行」が経費になるのは不思議な感じもしますが、従業員の英気を養い、お互いの親睦を深めてもらうことは、円滑な業務の推進に役立つでしょう。ですから、「業務と関係あり」として、「少額」ならば強いて課税しない、とされているのです。
ただし、それぞれ勘定科目などが異なります。注意点も含め、詳しくみていくことにしましょう。
「研修旅行」「視察旅行」⇒旅費交通費
事業に直接関係する支出
「研修旅行」とは、業務を行ううえで必要となる知識やスキルなどを習得するために行うものをいいます。例えば、新入社員を会社の研修センターに集めて合宿を行った、技術習得のために遠隔地にある工場に派遣した、といったケースが該当します。旅行のための交通費、宿泊費、講師への謝礼、研修施設の利用料などを、「旅費交通費」として経費計上することができます。
一方「視察旅行」は、事業に必要な商品や技術などに関するリサーチを目的にしたものが該当します。例えば、自社と関連する商品の展示会に出かけたり、同業他社の工場見学に行ったり、といったシーンが考えられるでしょう。こちらも、交通費、宿泊費、展示会の入場料、海外であれば通訳への謝礼なども含めて、同じく旅費交通費にできます。
これらは、事業に直接必要な旅行ですから、後述する社員旅行のような細かな要件は特になく、経費として認められやすくなっています。
また、研修旅行や視察旅行などに参加する従業員には、出張手当を支給することもできます。出張手当ももちろん経費になりますから、節税対策として有効です。
「研修旅行」「視察旅行」に認められないケース
とはいえ、次のような旅行は、「事業に直接必要な場合」に該当せず、原則経費とは認められませんので、注意してください。
- （1）同業者団体の主催する、主に観光旅行を目的とした団体旅行
- （2）旅行のあっせん業者などが主催する団体旅行
- （3）観光渡航の許可（観光ビザなど）をもらい海外で行う研修旅行
ただし、これらに該当すれば経費計上が100％無理かといえば、そんなことはありません。「事業に必要な旅行だが、安いのでパック旅行を使った」というような場合には、それが証明できる旅行先の資料などを残しておけば、経費にできる可能性があります。
仮に申告後に経費として認められなかった場合には、従業員に支出した旅費は「給与」の扱いになり、会社側には、源泉徴収の追加納付を行う、などの処理の必要性が生じます。従業員側では、給与が増えた分、所得税や住民税も増えることになります。
「観光が混じる仕事」の場合は？
視察旅行の合間に観光地を回る、というのは珍しいことではないでしょう。そのような場合には、「業務に要した時間」のみが旅費交通費（経費）になり、「観光に要した時間」は給与として扱われることになります。
前者の比率を「業務従事割合」といい、次のような手順で算出します。
- ①旅行日程を「視察など（業務に従事した日数)」、「観光（観光を行った日数)」、「旅行日」及び「その他」の日数に区分する。
- ②日程から「旅行日」と「その他」を除いたうえで、
「視察などの日数」÷（「視察などの日数」＋「観光の日数」）＝業務従事割合
を計算する。
「旅行日」とは、目的地までの移動に要した日数のことです。「その他」とは、主に土曜・日曜の休日など、どの項目にも区分できない日数のことです。また、日数計算は、「0.25日単位」で行い、計算結果の業務従事割合については、10％未満の端数を四捨五入します。
旅行先が海外の場合には、さらに次のような経費の決まりがあります。
- 業務従事割合が90％以上：全額が経費
- 同50％以上：往復の交通費＋（その他の費用の額×事業従事割合）
- 同50％未満：旅行に要した費用×業務従事割合
- 同10％以下：全額経費にならない
税務署は、ともすれば「研修や視察に名を借りた観光旅行ではないのか」という見方をしますから、この区分はしっかりさせておく必要があります。
お土産は経費にできる？
研修旅行や視察旅行に関連して発生する次のような費用についても、経費にできる場合があります。
●旅行中の食事代：「旅費交通費」にはならない
- 研修旅行では、「会議費」（研修会場での食事など）、「福利厚生費」（後述）として経費計上できる場合がある
- 視察旅行の際の取引先との食事代は、「交際費」（事業にかかわる社外の人への出費）として経費計上できる場合がある
●お土産代：原則として経費にはならない
- 取引先に渡す場合など、「交際費」として経費計上できる場合がある
ただ、これらについては、明確な基準が示されているわけではありません。迷う場合には、税理士に相談するのが安心です。
「業務としての旅行」である証拠を残す
説明したように、事業に直接必要な旅行については、確実に経費で落とすことが可能です。ただし、それを客観的に証明できることが前提で、その点が曖昧だと、税務署に否認される恐れがあります。「研修や視察の事実」が証明できるよう、以下のような資料を残しておきましょう。
- 研修旅行：計画表・日程表、研修資料、修了書、領収書など
- 視察旅行：計画表・日程表、現場の写真、名刺、パンフレット、報告書、領収書など
- 賃金ではない
- 会社の役員を含め、従業員などのすべてを対象としている
- 社会通念上、常識的な範囲の金額である
- 1人当たり旅行金額15万円（会社負担50％の7万5,000円）
- 1人当たり旅行金額10万円（会社負担100％の10万円）
「社員旅行」⇒福利厚生費
レクリエーションが目的
「社員旅行」とは、業務とは直接関係のない、従業員のレクリエーションなどを目的とした旅行です。最初に述べたように、これも経費にすることができるのですが、仕事のための研修旅行や視察旅行に比べると、要件は厳格になっています。
社員旅行が該当する経費は、「福利厚生費」です。福利厚生費は、給料や賞与以外に会社が従業員のために支出する費用で、従業員の生活の安定・向上などを目的としたものです。住宅手当、出張手当、残業時の食事代などのほか、会社の支払う健康保険料、厚生年金保険料などもこれに含まれます。
福利厚生費となる社員旅行では、交通費、宿泊費、食事代、旅行保険の費用、観光費用などがすべて経費で落とせます。しかし、たとえ少額の旅行であっても、次に説明するような要件を満たさなければ、経費としては認められず、やはり給与などの扱いになります。
社員旅行を経費にする要件とは？
まず、社員旅行に限らず、福利厚生費とするためには、次の条件を満たさなくてはなりません。
これを踏まえて、国税庁は、「従業員レクリエーション旅行」を経費にできる要件を明示しています。
（1）旅行の期間が4泊5日以内であること
海外旅行の場合には、「外国での滞在日数が4泊5日以内であること」とされており、機内泊の日数は含まれません。
（2）旅行に参加した人数が全体の人数の50パーセント以上であること
この「全体の人数」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含まれることに注意が必要です。支店や工場ごとに開催するような場合は、それぞれの50％以上が参加するのが条件です。役員のみ、あるいは一部の社員のみが参加する旅行は社員旅行として認められず、支出は役員給与、給与となります。
また、国税庁は、「その旅行によって従業員に供与する経済的利益の額が少額の現物給与は強いて課税しないという少額不追求の趣旨を逸脱しないもの」を経費として認める、としています。「少額」の範囲は明示されていませんが、「1人当たりの会社負担額が10万円以内」という国税不服審判所（※1）の裁決があり、これが1つのスタンダードになっています。
例えば、
のようなケースは、金額的には問題ないことになるわけです。
ただし、例えば2年に1回、会社が20万円負担して行う旅行は、「少額の現物給与」に認められず、給与の扱いになる可能性が高くなります。
その他の注意点
上のすべての要件を満たしていたとしても、社員旅行に参加しない社員に旅行費用分を現金支給した場合は、給与の扱いになります。社員旅行に不参加者だった従業員だけでなく、参加した従業員の旅費も福利厚生費とは認められません。
社員旅行に家族を同伴したり、取引先を招待したりするケースがあるかもしれません。前者の場合、福利厚生費として計上することができるのは、従業員の旅費のみになります。後者のように、取引先を接待目的で社員旅行に同行させた場合には、取引先の旅費は交際費として処理します。ちなみに、福利厚生費は全額が損金（経費）算入可能ですが、交際費の場合には、「年800万円までか、社外飲食費の50％まで損金にできる」（資本金の額１億円以下の法人）などの縛りがあります。
個人事業主の旅行の扱い
事業に関連するものは経費にできる
個人事業主の場合も、事業に必要な旅行については、経費計上することができます。業務のためであることを明確にする、観光目的と分ける、といった注意点も、法人の場合と変わりません。
「家族の慰安旅行」は経費にできる？
個人事業主でも、家族を専従者（※2）としていたり、従業員がいたりすることがあります。そうしたスタッフとレクリエーションを目的とする旅行に出かけた場合、福利厚生費として認められるのでしょうか？
例えば、事業主と専従者である妻、3人いる従業員のうち2名（過半数）で慰安旅行に行った場合、さきほど説明した日程や金額の要件を満たせば、福利厚生費として経費にすることができます。本人と専従者に対する出費も経費になるのです。
ただし、事業主と専従者のみの慰安旅行は、単なる家族旅行としての性格が強いとされ、経費で落とすことは困難です。従業員のいないフリーランスや、「一人社長」の旅行は、もちろんNGです。
まとめ
仕事に関連する旅行を経費にする際のポイント、注意点などについて説明しました。文中でも述べましたが、こうした経費の扱いは法律などに明文化されていないことが多く、実際に経費計上する際には、迷うことも多いと思います。不明な点は、税理士の判断を仰ぐようにしてください。
なお、実態のない視察旅行などが時々ニュースになります。個人的な旅行を軽い気持ちで経費として落としたりすると、発覚した場合に「重加算税」などの重いペナルティの対象になることもあります。
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