「バーチャルオフィスで法人登記したい」「住所を知られたくないのでバーチャルオフィスを検討している」という個人事業主は多いのではないでしょうか。実際には存在しないオフィスを指すバーチャルオフィスは、低コストで住所をレンタルできるサービスとして人気があります。バーチャルオフィスとレンタル・シェアオフィスの違い、メリット・デメリットなどを解説していきます。
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バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは①実際には存在しない仮想の事務所②クラウド上のオフィス空間という2つの意味があります。
- ①は主にオフィスで仕事をしない個人事業主・小規模事業者向けに、事務所の住所を貸し出すサービスです。
- ②はメタバースでのオフィス空間を指します。IT・ベンチャー企業を中心に、主にオンラインでのコミュニケーションツールとして利用されています。
今回は①のバーチャルオフィスについて解説していきます。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは月額約3,000円〜20,000円で住所をレンタルできるサービスです。
バーチャルオフィスの住所を利用して、法人登記や電話の受付・転送・法人銀行口座の開設などが可能です。
業者によってサービスやプランの内容・料金は異なります。プランによっては、会議室の利用や郵便物の転送・電話の受付代行サービスが利用できます。
利用者の目的は、法人登記・社会保険申請・住所表記をするための「住所貸し」が多いです。法人だけではなく、個人事業主が開業届を提出する際の住所としても記入が可能です。
オプションの電話受付代行や会議室利用を目的に契約するケースもあります。
同じ住所に同一の法人名で登記は不可能です。よって法人名が同じ企業がバーチャルオフィスを契約し法人登記している場合には登記ができません。
業者によっては、丸の内・大手町・有楽町など都心のビジネス街を住所にできます。ビジネス街を住所にすることによって、顧客や取引先の信頼度アップが期待できます。
ただし、開業にあたって官公庁や都道府県の許認可が必要な業種はバーチャルオフィスでの法人登記が認められないものもあります。
バーチャルオフィスとレンタル・シェアオフィスの違い
レンタル・シェアオフィスは、実際に会議室やオフィス空間を利用したい人が物理的なスペースを借りるために利用します。
一方でバーチャルオフィスは仮想の事務所であり、物理的なスペースは存在しません。プランによっては基本料金で会議室利用ができるものも存在します。
バーチャルオフィスのメリット・デメリット
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのメリットは、低コストで住所を利用できる点です。
実際にオフィスを借りる場合、敷金・礼金・保証金などの初期費用と賃料・設備の保守・修繕費など維持費がかかります。
バーチャルオフィスでは初期費用・維持費用をおさえることができます。
丸の内・銀座・六本木など、都心の一等地の住所をレンタルできることもあります。
金融機関の融資審査や顧客の信頼度を得るうえでメリットとなることが期待できます。
他には「実際にオフィスを構えているけどサブの住所として利用したい」「事務所が移転するから期間限定で利用したい」というニーズがあります。
使いかた次第で利便性が高くなることも、バーチャルオフィスのメリットと言えるでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット・注意点
バーチャルオフィスは、実際にスペースは存在しないので作業場所は別に確保する必要があります。
また、住所が違法な投資の勧誘・詐欺など犯罪に利用されている事例が存在します。
Webで調べるとバーチャルオフィスという事実が知られてしまう点もデメリットです。
バーチャルオフィスと分かってしまうと、取引先や融資担当者などにマイナスのイメージを抱かれる恐れがあります。
実際に、創業・事業融資でバーチャルオフィスを対象外としているケースがあります。
例えば東京都中央区商工業融資ではバーチャルオフィスは対象外です。
弁護士・税理士など士業・労働者派遣事業など許認可が必要な業種では、バーチャルオフィスが認められない可能性があります。
税理士は税理士法40条に事務所の設置義務が定められており、基本的に税理士はバーチャルオフィスで法人登記は不可です。
第40条 税理士（税理士法人の社員（財務省令で定める者を含む。第四項において同じ。）を除く。次項及び第三項において同じ。）及び税理士法人は、税理士業務を行うための事務所を設けなければならない。
日本税理士会連合会に法人として登録する際には、事務所の確保を証明するものとして建物の登記事項証明書が必要となります。
許認可が必要な業種の場合、自宅を事務所として登録しホームページの掲載など広告・宣伝ではバーチャルオフィスの住所を表示するという活用方法があります。
ただし税理士のように所属する連合会があり、届け出る住所と異なる場合には推奨できません。
バーチャルオフィスが向き・不向きな職業
バーチャルオフィスに向いている職業
バーチャルオフィスに向いている職業として、まず自宅で仕事をする時間が多いかたが挙げられます。「転居が多く手続きが面倒」という個人事業主がバーチャルオフィスを利用することもあります。
例えばデザイナー・エンジニアなど自宅で業務をするIT系の個人事業主が開業届を出す・法人化する際にはバーチャルオフィスを事業所とする事例が多く見られます。
消費者庁のホームページに特定商取引法の規制対象となる通信販売業者・エステティックサロン・語学教室・結婚相手紹介サービス・学習塾運営などは、要件を満たす場合にバーチャルオフィスを利用できることが明記されています。
消費者庁の「特定商取引法ガイド」に、確実に連絡が取れる状態となっているなどの要件を満たす場合には「個人事業主でバーチャルオフィスの住所及び電話番号を表示することによっても、特定商取引法の要請を満たすものと考えられます」との記載があります。
そのため通信販売業者・語学教室・結婚相手紹介サービス・学習塾運営業者が上記の要件を満たす際には、バーチャルオフィスを活用可能です。
特に通信販売業者で、インターネット通販を事業とする場合「自宅で仕事する」というケースは多いのではないでしょうか。
さらに複数の店舗を運営する事業者が、本店所在地としてバーチャルオフィスを利用する事例があります。本店所在地は銀行口座開設時などに金融機関への届け出が必要で、公的機関からの郵便物が送付されます。
実際の店舗を本店所在地にすると実務上不便になってしまうため、バーチャルオフィスを所在地とすることがあります。
バーチャルオフィスに不向きな職業
バーチャルオフィスに不向きな職業として、許認可が必要な業種があります。
士業の事務所の他に、古物営業・酒類販売業クリーニング所・美容院・施術所などが挙げられます。
業務をするにあたって、実際に広いスペースが必要となる職業も不向きと言えるでしょう。
バーチャルオフィスの電話転送サービスが利用制限？
法改正により、電話転送サービスの利用が制限されることになりました。
業者やサービス内容によっては、電話転送サービスが終了になる、固定電話からの転送ではなくなることがあります。
まとめ
バーチャルオフィスのメリット・デメリット、向いている職業と向いていない職業などをお伝えしてきました。バーチャルオフィスは「自宅の住所を知られたくない」という個人事業主、法人登記をしたい人などが利用します。この記事を参考に、賢く活用していきましょう。
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