「クラウド会計」は、経理業務を効率化するだけでなく、社長の意識を変えるのです

テレビのCMなどでも、「クラウド会計」という言葉を、時々耳にします。IT (情報・通信技術）の世界で「クラウド」と言えば、インターネットを介して、複数のサーバーにある様々なソフトウエアなどを活用するサービス（クラウドコンピューティング）のこと。クラウド会計も、やはりインターネット上のサーバーを使って作業をし、データもネット上に保管されます。このシステムを活用すれば、経理まわりの業務の大幅な省力化が可能に。しかし、実は会社経営にとっての“真価"は、その先にあるようです。クラウド会計の導入支援に高い実績を持つ、税理士法人福島会計の福島美由紀先生（代表、税理士）、田上沙織先生（公認会計士、税理士）にお話しいただきましょう。

先生の事務所は、クラウド会計の導入に力を入れ、実績も上げていますね。

はい。そのメリットに着目して導入をサポートしてきた結果、現在約250のクライアントの半分弱が、利用しています。以前からのクライアントに「置き換え」をお勧めするだけでなく、最近は「クラウド会計に対応する事務所だと聞いた」という新規のお客さまも増えているんですよ。ちょっと宣伝のようになってしまいますけれど、手掛けるのが早かったこともあって、クラウド会計に関するノウハウやソリューションに関しては、先頭を走る会計事務所だと思っています。

今日は福島先生と、この分野を中心的に開拓なさってきた田上先生に、導入事例も含めて伺っていこうと思います。とりあえずは、クラウド会計と従来の会計処理との違いはどこにあるのか、という基本のところからお話しいただけますか？

これまで、経理の業務は、個別のパソコンに入っている会計ソフトに仕訳データを入力して保存する、というのが一般的なやり方でした。請求作業を例に取れば、いろいろな人がExcelなどで作った請求書を経理の担当者が集め、「何月何日に、いくらの売上が発生」と、パソコンに打ち込んでいくわけですね。
　これに対して、クラウド会計では、インターネット上のサーバーが、みんなの「作業場」になります。請求書を作成したいと思った人は、自分のパソコンのExcelではなく、そこにログインして、請求書を作成します。入力作業自体は、従来とほとんど変わりません。違いは、経理の担当者が、集まってきた請求書をいちいち入力し直す必要がなくなること。なおかつ、パスワードを知っている社員なら、いつでも誰でもその作業状況を見られますから、請求をし忘れていたり、無駄な作業をしたりといった、中小企業にありがちな「非効率」を減らすことができるんですよ。

請求に関するデータを、みんなが共有できるんですね。

そうです。同時に、作成した請求書の中身は、そのままサーバーにある会計ソフトに飛びます。クラウド上で請求書を作ると同時に、裏で仕訳が立っている。

自動的に、売掛金が立つということです

それだけではありません。インターネットバンキングに連動しているというのが、クラウド会計登場以来の“優れモノ”のところなのですが、そこで入金データを紐づけておけば、請求に対する入金があった瞬間に、その売掛金が消えるのです。だから、「どの請求が未入金なのか」というのも、一目瞭然。
　普通は、担当者が請求一覧みたいなものを別に作っておいて、記載してきた通帳のコピーとそれとを照合し、あらためて仕訳を打ち込む、という作業が必要になります。でも、クラウド会計を使うことで、請求からそこまでを一元的に完了させることができるんですよ。このように、従来別々に行っていた請求、債権管理、会計処理などの業務を連結させることにより、大幅な業務の効率化が実現します。

日々、請求書の山などと格闘している経理の現場からすれば、夢のようなお話かもしれません。現場では、どのくらいの効率化が期待できるものなのでしょう？

それまでどんな会計処理をしていたのかなどにもよりますから、一概に数値化はできないのですが、当事務所のお客さまの中には、「経理まわりに費やす時間は半分以下になった」とおっしゃる方もいるくらいなんですよ。

使いこなせば、経理にかかわる全体の作業を大幅に減らすことができ、間違いなども少なくできる可能性のあることが、よくわかりました。

中小企業では、人手不足もあって、他部署の人まで経理に駆り出されているようなことが珍しくありません。そこを大きく効率化できたら、本来の業務に専念してもらうことも可能になるでしょう。限られた人材の有効活用が図れるという点でも、メリットは大きいと思います。

先生の事務所は、クラウド会計の導入に力を入れ、実績も上げていますね。

はい。そのメリットに着目して導入をサポートしてきた結果、現在約250のクライアントの半分弱が、利用しています。以前からのクライアントに「置き換え」をお勧めするだけでなく、最近は「クラウド会計に対応する事務所だと聞いた」という新規のお客さまも増えているんですよ。ちょっと宣伝のようになってしまいますけれど、手掛けるのが早かったこともあって、クラウド会計に関するノウハウやソリューションに関しては、先頭を走る会計事務所だと思っています。

今日は福島先生と、この分野を中心的に開拓なさってきた田上先生に、導入事例も含めて伺っていこうと思います。とりあえずは、クラウド会計と従来の会計処理との違いはどこにあるのか、という基本のところからお話しいただけますか？

これまで、経理の業務は、個別のパソコンに入っている会計ソフトに仕訳データを入力して保存する、というのが一般的なやり方でした。請求作業を例に取れば、いろいろな人がExcelなどで作った請求書を経理の担当者が集め、「何月何日に、いくらの売上が発生」と、パソコンに打ち込んでいくわけですね。
　これに対して、クラウド会計では、インターネット上のサーバーが、みんなの「作業場」になります。請求書を作成したいと思った人は、自分のパソコンのExcelではなく、そこにログインして、請求書を作成します。入力作業自体は、従来とほとんど変わりません。違いは、経理の担当者が、集まってきた請求書をいちいち入力し直す必要がなくなること。なおかつ、パスワードを知っている社員なら、いつでも誰でもその作業状況を見られますから、請求をし忘れていたり、無駄な作業をしたりといった、中小企業にありがちな「非効率」を減らすことができるんですよ。

請求に関するデータを、みんなが共有できるんですね。

そうです。同時に、作成した請求書の中身は、そのままサーバーにある会計ソフトに飛びます。クラウド上で請求書を作ると同時に、裏で仕訳が立っている。

自動的に、売掛金が立つということです。

それだけではありません。インターネットバンキングに連動しているというのが、クラウド会計登場以来の“優れモノ”のところなのですが、そこで入金データを紐づけておけば、請求に対する入金があった瞬間に、その売掛金が消えるのです。だから、「どの請求が未入金なのか」というのも、一目瞭然。
　普通は、担当者が請求一覧みたいなものを別に作っておいて、記載してきた通帳のコピーとそれとを照合し、あらためて仕訳を打ち込む、という作業が必要になります。でも、クラウド会計を使うことで、請求からそこまでを一元的に完了させることができるんですよ。このように、従来別々に行っていた請求、債権管理、会計処理などの業務を連結させることにより、大幅な業務の効率化が実現します。

日々、請求書の山などと格闘している経理の現場からすれば、夢のようなお話かもしれません。現場では、どのくらいの効率化が期待できるものなのでしょう？

それまでどんな会計処理をしていたのかなどにもよりますから、一概に数値化はできないのですが、当事務所のお客さまの中には、「経理まわりに費やす時間は半分以下になった」とおっしゃる方もいるくらいなんですよ。

使いこなせば、経理にかかわる全体の作業を大幅に減らすことができ、間違いなども少なくできる可能性のあることが、よくわかりました。

中小企業では、人手不足もあって、他部署の人まで経理に駆り出されているようなことが珍しくありません。そこを大きく効率化できたら、本来の業務に専念してもらうことも可能になるでしょう。限られた人材の有効活用が図れるという点でも、メリットは大きいと思います。

ところで、このクラウド会計が普及し始めたのは、いつ頃なのですか？

今から4年ほど前になります。でも、リリース当初は「使えないなあ」というのが、率直な感想だったんですよ。

そうなんですか。それはなぜですか？

今お話しした、ネットバンキングと連携しているというところは画期的だったのですが、決算書の作成まではできないし、使い勝手も悪かったんですね。
　実は当社が手掛け始めたのは、あるお客さまから「クラウド会計というものが出たそうだけど、うちでも使ってみたい」というお話を受けたのが、きっかけだったんです。個人的には、既存のシステムに対するこだわりもなかったので、「おもしろそうですね。やってみましょうか」という、軽い気持ちで受けました（笑）。でも、実際にやってみると、全面的にクラウドに切り替えるのはとても無理なことがわかり、結局その会社も、しばらくは従来のソフトと併用の形を取らざるをえませんでした。

それでは、かえって非効率かもしれません。

それが、1年、2年と経つうちに、見違えるようにどんどん「使える」ようになって、ご説明したようなことができるようになりました。そうした改善が進んだからこそ、自信をもっていろんなお客さまにお勧めできるわけです。もし、かつてのクラウド会計の使いにくさが印象に残る方がいたら、その思い込みは、ぜひ払拭していただきたいです。

ちなみに、クラウド型会計ソフトの『MFクラウド』や『freee』のバージョンアップなどの際には、ベンダーさんから当事務所に意見を求められることが、多々ありました。こちらが感じた課題を説明すると、ベンチャー企業だけあって、すぐに結果に反映されるのです。そういうステップも踏んで、中小企業の経理の現場でより使いやすい形に進化を遂げてきたことも、申し添えておきたいと思います。

クラウド会計のメリットに話を戻しましょう。繰り返しになりますが、会計処理をクラウドに任せ、lT化することにより、さきほど申し上げたように人間の作業量は、大幅に減ります。
　あえて会計事務所の側から話をさせていただくと、通常、お出しいただいた請求書などの資料を元に、お客さまと月1くらい打ち合わせの場を持って、「この費用は未払いになってましたけど、もう支払われましたか？」とか、「この請求に対して入金はありましたか？」とかの話をするわけですね。そういう事務的な作業にかかる時間やエネルギーは、けっこうなもの。当然お客さまのほうにも、大きな負担になっているのです。クラウドにすれば、こちらも直接会計データにつながることができますから、そうしたお互いの手間も、大きく省けることになります。

事務所にしてみればわざわざ説明を受けなくても、お客さまの会計の状況が、手に取るようにわかるわけですね。

同時に、クラウド会計にすると、いろんな数字がリアルタイムでつかめるようになるんですよ。これも大きなポイントです。
　今お話しした月締めの請求書や領収書などがお客さまから届くのは、何週間後か、ヘたをすると1ヵ月以上経ってから。それをチェックしてお客さまに戻した時には、さらに時間が経過することになります。それらは、あえて言えば、もう「過去の数字」に過ぎません。クラウド会計の導入によって、その状況は根底から変わります。

経理の数字がすぐに把握できることのメリットは、どこにあるのでしょう？

普通、経営者の多くが頭を悩ませているのは、「当社の資金繰りは、心配ないだろうか」というところなんですね。そういうふうに悩むのは、「現在の資金繰り」が、今ひとつよくわからないからにほかなりません。

確かに、お金の動きがどうなっているのかわかりにくいと、経営者はいつも不安で仕方ないですよね。

ところが、クラウド会計を導入すると、その資金繰りが「見える」ようになるのです。請求が立った時点で、いつどのくらいお金が入るのかがわかりますし、支出についても、同じようにほぼ正確に時期や金額を知ることができるんですね。例えば、2ヵ後に会社のキャッシュがどうなっているのか、想定できる。同時に、債権なども管理してくれて、「お金が入っていませんよ」といったアラートも設定可能です。
　従来のやり方だと、例えば「過去の数字」を受け取った時には、気づかないうちに資金繰りがピンチになっていた、などということもありえるでしょう。そうしたリスクは、確実に低くできるはずです。
　この資金繰りの部分をクリアにできるというのが、クラウド会計の最大のメリットと言っていいのではないでしょうか。経営者の一人として、私はそう実感するんですよ。

さきほど、「クラウド会計の導入で、経理の作業時間を半分にできた」というお客さまの声がありましたが、他に何か具体的な事例があれば教えていただけませんか？

最初は、当事務所のお客さまではなかったのですが、会社経理に関するExcelの表を10種類以上作っている担当者がいたんですね。売上高数千万円の規模だったのですが、事業が2つあるのでそれぞれの売上管理とか、記帳代行を頼むために会計事務所に渡す経費の内訳だとか……。ちなみに、会社事務所の集計は、半年に1回しかやられていませんでした。

完全に「過去の数字の処理」になりますけど、それでも大変そうですね。

加えて、社長からは「リアルタイムの数字を出して欲しい」「試算表が見たい」といった要請がくるわけです。それに対応し、別に経費の立て替え分をせっせと集計し、給与に関しても給与明細とは別に独自の一覧表を作成し……とやっていたら、完全に仕事が回らなくなってしまった。そこで、当事務所に救いを求めてきたのです。
「社長はこれから説得しますから、とりあえず助けてください」と、かなり切羽詰まった感じでした。
　話を伺うと、その方も、もともと経理をやりたくてその会社に人ったわけではないのに、行きがかり上そうなってしまったそうなんですね。あれこれExcelを作るのは、前任者からそのように引き継がれたからでした。

社長も、現場がそんなことになっているとは、知らなかったのでしょう。

当然、「社長の説得」は、私たちの仕事です。お会いしてみると、社長は社長で、「数字が出てくるのは遅いし、それがどこまで正確なのかもわからない」という悩みをお持ちだったんですね。そこで、「会計ソフトをクラウドに変えれば、その点は抜本的に改善されるはずです」というお話をして、納得のうえ導入していただきました。
　その結果、目論見通り経理担当者の負担は大きく減って、本来やりたかった仕事のほうに、かなり時間を振り分けることができるようになりました。新しく顧問先になっていただいたその会社とは、1ヵ月に1度、リアルタイムの数字を踏まえたうえで、いろいろなアドバイスをさせていただいているんですよ。

社長自身のメリットも大きかったはずです。「会社の数字」はクリアに見えるようになるし、さきほどのような形で資金繰りに悩む必要はなくなりますし、「会社を成長させる」という本当の意味での経営に専念できますよね。

おっしゃる通りで、経理業務の効率化、資金繰りなどのリアルタイムの“見える化”、そしてその次にくるのが、まさにその部分なんですよ。クラウド会計を導入したことで、社長の意識が変わった例も、たくさんあります。

どのように変わるのでしょうか？

資金の流れが今ひとつ読めないままに経営するというのは、言葉は悪いのですが、半分 “ドンブリ勘定” ですよね。「ドンブリの中身を減らさないように、頑張って稼ごう」「その範囲で使っていこう」というわけです。その状態を脱却して、見たい数字がその場で見られるようになり、先々までの資金繰りがクリアになると、「この見通しをもっと伸ばすためには、どうすべきなのか」という方向に、考えが向かうようになるんですよ。クラウド会計は、社長がそういう意識を持ち、先を見た経営を進めていくための武器と言ってもいいでしょう。

なるほど。数字が見えれば、チャンスを逃すことなく、新たな投資などに打って出ることもできるでしょう。

さきほどお話ししたように、最初から「現状を変革しなければいけない」という強い考えを持っていて、その実現のために当事務所にクラウド会計の導入サポートを依頼される方も、多くなりましたよ。

どんな事例がありますか？

将来父親の会社を継ぐことになる、まだ30歳代の息子さんから依穎を受けた案件をご紹介しましょう。会社の役員になっていた息子さんはご多分に漏れず「非効率なバックオフィスをどうにかしたい」「まずは、経理から変えて、もっと数字を“見える化”したい」という思いを持っていらっしゃいました。そのためには、クラウド会計だ、と。ただし、導入にはなかなか骨が折れたんですよ。
　その大きな理由は、現社長であるお父さまのほうは、必ずしもそうした認識がなかったことです。経理を担当していたのが、昔ながらのやり方できた大ベテランで、クラウド導入後、その方の処遇をどうするかも大きな問題でした。大なり小なり、同じような状況を抱えている会社は、少なくないと思うのですが。

「昔ながらのやり方」というのは……。

その方は、Excelを扱えなかったため、1枚1枚伝票を手書きして判を押し、その厚い束を毎月会計事務所に渡していました。それを事務所のほうで、1から打ち直していたんですよ。時間もコストも、私たちから見たら効率化できる部分が多々ありました。ただし、経理のルーティンとしては、それでちゃんと回っていたのも事実なのです。

だから、社長は「このままでもいいじゃないか」というスタンスだったんですね。

息子さんのイニシアティブで導入プロジェクトがスタートしてからも、お父さまは「なにかわけのわからないことをやっている」という感じでしたね。

初めのうちは、私たちのことを信用していただけず、以前の会計事務所も併用して使っていらっしゃったくらいです。ある時、それが息子さんにわかって、ちょっとした騒動になったこともありました。

いくら入力作業がExcelと変わらないとはいっても、さすがに「今日からすぐに切り替えられます」というわけにはいきません。この会社の場合は、そこそこ規模が大きかったのと、それまでの経理業務が、申し上げたようにかなり古い仕組みで回っていたこともあって、実際にタイムリーな数字を見られるようになるまで、半年くらいはかかったんですね。その間は、ちょっと辛かった（笑）。

社長からすると、「そらみたことか」となりますから。

でも、ようやく説明通りの性能が発揮できるようになると、大変喜んでくれました。

株主総会の時の決算説明を任せていただけるところまで、信頼を勝ち取ることができたんですよ。

それはよかったですね。ところで、もともとの経理担当の方は、どうなったのでしょう？

クラウドの全体の操作は、パソコンが得意なパートさんに担当してもらうことにして、その方には、例えば売掛一覧を見て「この入金がないのはおかしい」とチェックする役目、全体的な数字のチェックを中心的に担っていただくことになりました。「長年の勘」も、会社にとっては財産ですから、そういったコンピューターではなかなか及ばないところを、フォローしてもらうことにしたのです。

困難を乗り越えて、次期社長の思いは実現することができました。

いつか、具体的な事業承継の話も出てくるでしょう。私たちとしては、自社株対策のような形式的な課題はもちろんのこと、「“数字が読める”経営者の感覚を身につけていきたい」という息子さんの思いを実現するためにも、大いにお手伝いしていきたいと考えているんですよ。

クラウド会計の導入が、その出発点になったわけですね。

お話しになったような、クラウド会計のメリットに対する理解度、認知度は、正直どうなのでしょう？

ユーザー、すなわち企業とか個人事業主の方の認知度は、最初の頃から高かったですね。なかでも今紹介したような、変革の意識の高い、若い経営者からのご相談は多かったです。

わざわざ「クラウド会計を導入したい」と、お客さまが先生の事務所にいらっしゃるということは、裏を返せば、そのニーズに対応できない事務所も多いということになりますね。

クラウド会計そのものに対する認知度は、近年さらに高くなってきましたが、実際にそれを扱える会計事務所となると、まだ全体の1割～2割というところではないでしょうか。実は当社も、数年前よりお客さまからのご相談はあったものの、事務所を挙げて本格的な導入をスタートさせたのは、昨年くらいからです。

先ほどお話しになった、「使える」システムの実現に、歩調を合わせたということですね。

結果的にそうなりました。今は、新システムの導入に付随する付加価値の高い仕事を創っていくことを、重要なテーマに位置付けています。

具体的には、どのようなことをお考えなのですか？

クラウド会計を採用すれば、そこに「管理会計」(※1)の仕組みを作ることができます。試算表とか、月次の売上推移とかの数字だったら、既存の会計ソフトでも見られるでしょう。クラウド会計の強みは、プラスαで、例えばプロジェクト単位ごとの採算などというのも、簡単に確認することができることなんですよ。

しかも、リアルタイムで見られる。「経営会議に間に合わせたい」と、ただでさえ忙しい経理を急かす必要もなくなるわけですね。

そうです。そういう仕組みができていれば、「この数字を踏まえたうえで、今後どうしていきましょうか」という、コンサルティングサービスを提供することが可能になるのです。ひとことで言えば、それが私たちの想定する「付加価値を付ける」ということです。

ただ、「欲しい数字」は、社長によって異なるのではないでしょうか？

なので、導入に当たっては、トップの考えをできるだけ細かく伺うようにしているのです。どんな将来ビジョンを持っているのか、どの事業を伸ばしたいのか、といった点ですね。それを通じて、「事業ごとの収益を見たい」といった要望に応え、「そのビジョンを実現するためには、こういう数字を見られるようにしておくべきでしょう」と提案もして、その会社に合った会計システムを、オーダーメードのように構築していくんですよ。そんなことができるのも、クラウド会計ならではなのです。
　ですから、私たちがやることは、形を整えるだけの導入作業ではありません。その時点から、コンサルが始まっているのです。やっぱり、事務所の宣伝みたいになってしまいましたけど（笑）。

業務改善にとどまるのか、経営ビジョンの実現までを視野に入れたシステム構築を任せられるのかは、クラウド会計導入に当たって会社事務所を選択するうえでの、1つの判断材料になるのではないでしょうか。

※1 管理会計：
企業経営者などが、業績評価や意思決定を行うのに必要な会計情報を提供することを目的とした会計のこと。これに対して、企業外部への報告を目的とするものを、財務会計という。

実際に導入しようかと考えた時に、どうしても気になるのは、コストです。

従来の会計ソフトは、パッケージやダウンロードで購入するわけですが、クラウド会計の場合は、そうしたイニシャルコストは発生しません。月額、年額いくらというシステムで、ミニマム月2000円といったところです。ですから、気軽に始められ、気に入らなければやめるのも簡単です。

ただし、特に大きな会社の場合は、会計システムを一新するわけですから、それなりのプロジェクトにはなります。移行をサポートする会計事務所へのフィーや、その作業にかかわる社員の時給といったコストは、当然盛り込む必要があります。

「大きな会社」と言われましたが、そもそもどんな規模であっても、導入できるのでしょうか？

クラウド会計が出始めの頃は、「個人事業主向け」という言われ方をしていたんですね。ですから、今でもそういうイメージをお持ちの方もいらっしゃるのですが、そんなことはありません。実際に、売上高数十億円規模の会社でも導入されています。

クラウド会計は、会社の規模は選ばないし、操作するデバイスも選びません。パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末でも、入力したり、データを見たりすることができます。そこも、従来の会計ソフトとは違うところなんですよ。

作業する人には、特別なスキルも必要ないわけですね？

正確に言えば、Excelができる人だったら、何の問題もなく入力操作ができます。そうでない場合には、若干の訓練が必要になるかもしれません。

おさらいの意味も込めて、導入までのステップをあらためて教えてください。

当事務所の場合は、まずは先ほど説明したヒアリングから入ります。もちろん、トップだけではなく、現場の担当者からも詳しく話を聞いて、経理の現状を把握します。そのうえで、「今の業務をクラウド会計に乗せ換えると、ここが必要なくなります」といった説明を行いつつ、導入後の新しい業務フローや役割分担などを提案するわけですね。そのすり合わせが終わった段階で、実際のデータの移し換えに着手し、社長が求める管理会計のデザインも含めた、設定を行っていくのです。
　そうやって導入した後は、1ヵ月ごとに段階を区切って、「ここまでやってみてください」という形で、システムの適合化を進めます。めでたく自計化(※2)が軌道に乗った時点からは、こちらで必要に応じて運用のチェックを行い、サポートしていくことになります。

きちんと使えるようになるまでには、どれくらいかかりますか？

それも会社の状況によって違うのですが、売上1億円前後で3ヵ月というのが、1つのメドになるのではないでしょうか。

わかりました。ずっとお話を聞いてきて、単に業務の効率化を目的にしてクラウド会計を勧めているのではないというところが、非常に印象に残りました。

それだと、効率化を実現したとたんに、「あなたたちの仕事も減るのだから、顧問料を下げてください」と、お客さまに言われてしまいますから（笑）。そこから先の部分で、どんなアプローチをしていくのかが、私たちのチャレンジになると思っています。

※2 自計化
請求書や領収書などの伝票の整理から、帳簿記帳、仕訳入力などの経営事務までを、会計事務所に委託することなく、“自前”でおこなうこと。

「クラウド会計」は、経理業務を効率化するだけでなく、社長の意識を変えるのです | 税理士に聞いた！おカネの現場

「クラウド会計」は、経理業務を
効率化するだけでなく、社長の意識を変えるのです

「資金繰り」まで、リアルタイムに“見える化”できる

「作業時間が半分になった」

しかし、当初は「使いにくい」システムだった

起きていることが、リアルタイムでわかる

クラウド会計は、「先を見る」武器である

社長より先に、経理担当者がSOSを

“ドンブリ勘定”から脱却すると、見えてくるものがある

会社規模は問わず、操作はスマホからもできる

クラウド会計に対応できる会計事務所は、まだ少ない

「どの数字が見たいのか」をデザインできる

導入コストはゼロ。通常3ヵ月で移行が可能

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